Tentang SPM POLBAN

Satuan Penjaminan Mutu (SPM) Politeknik Negeri Bandung (Polban) secara resmi dibentuk melalui Piagam Pendirian SPM Polban dengan SK 0139/R8.R/2011, meskipun cikal bakal penjaminan mutunya sudah cukup lama dibangun, bahkan pada tahun 2008 pernah mendapat Piagam Penghargaan dari DIKTI terkait 150 PT yang telah mengimplementasikan Sistem Penjaminan Mutu Internal Perguruan Tinggi (No. 3512/D/T/2008) pada tanggal 20 Desember tahun 2008 yang ditandatangani oleh Direktur Jenderal Pendidikan Tinggi dr Fasli Jalal Ph.D. 

SPM Polban merupakan unit kerja fungsional yang bertanggung jawab langsung kepada Direktur dan dipimpin oleh seorang ketua dan dibantu dengan tiga koordinator bidang yaitu Satuan Penjaminan Mutu Internal (SPMI), Satuan Penjaminan Mutu Eksternal (SPME) dan Pangkalan Data Penjaminan Mutu (PDPM). 

Tugas pokok dan fungsi organ-organ tersebut adalah sebagai berikut ini.
Kepala SPM:

  1. Membantu pimpinan dalam merencanakan, melaksanakan, mengevaluasi, mengendalikan dan mengembangkan penjaminan mutu di Polban.
  2. Memberikan Laporan Tahunan kepada pimpinan di Polban.

Koordinator bidang SPMI, SPME, dan PDPM :

  1. Membantu ketua SPM dan merencanakan, meaksanakan, mengevaluasi, mengendalikan, dan mengembangkan penjaminan mutu di Polban.
  2. Memberikan Laporan Tahunan kepada Ketua SPM.

SPM Polban secara organisasi, dibantu Gugus Penjamin Mutu (GPM) di tingkat Jurusan/Bagian yang juga dibantu oleh Tim Penjamin Mutu (TPM) dengan anggota mewakili prodi/subbagian/UPT. Adapun model pelaksaaan SPMI di aras Politeknik Negeri Bandung ditunjukkan pada Gambar 1 berikut ini. 

Gambar 1. Model Pelaksanaan SPMI Politeknik Negeri Bandung

Dalam hal ini organisasi Penjaminan Mutu Internal Polban dibedakan atas tiga tingkatan yaitu:

  1. Tingkat Institusi: Ketua SPM bertugas (a). Membantu pimpinan dalam merencanakan, melaksanakan, mengevaluasi, mengendalikan dan mengembangkan penjaminan mutu di Politeknik Negeri Bandung (b) Memberikan laporan tahunan kepada pimpinan. Tugas Koordinator Bidang SPMI, SPME, PDPM: (a) Membantu Ka. SPM dalam merencanakan, melaksanakan, mengevaluasi, mengendalikan dan mengembangkan penjaminan mutu, (b) Memberikan Laporan Tahunan kepada Ketua SPM. 
  2. Tingkat Jurusan: Gugus Penjaminan Mutu (GPM) bertugas (a). Membantu Ketua Jurusan dalam merencanakan, melaksanakan, mengevaluasi, mengendalikan dan mengembangkan penjaminan mutu di Politeknik Negeri Bandung (b) Memberikan laporan tahunan kepada Ketua Jurusan. 
  3. Tingkat Prodi/Unit, Tim Penjaminan Mutu (TPM) : (a) Membantu Ketua Prodi dalam merencanakan, melaksanakan, mengevaluasi, mengendalikan dan mengembangkan penjaminan mutu, (b) Memberikan Laporan Tahunan kepada Ketua Prodi.

Dalam menjalankan tupoksinya, SPM Polban bekerjasama dan didukung oleh 30 orang asesor BAN PT dari Polban yang menjadi narasumber atau pembimbing teknis penyusunan borang maupun auditor, 140 orang auditor internal SPMI dan 160 orang terserifikasi SPMI. Lebih rinci diuraikan sebagai berikut:

  1. 65 Auditor baik dari tenaga pendidik (dosen) maupun tenaga kependidikan, yang telah mendapatkan pelatihan SPMI dan Audit Mutu Internal (AMI) di Polban. Dua auditor ditugaskan untuk mengaudit satu auditee (jurusan, program studi, dan unit kerja pendukung akademik) pada saat pelaksanaan AMI.
  2. 11 orang dalam posisi sebagai Gugus Penjaminan Mutu (GPM) yang tersebar di 10 jurusan dan 1 Unit Kerja UP MKU. Selaku koordinator kegiatan, GPM di jurusan/UP-MKU bertugas membantu jurusan/UP-MKU dalam melakukan langkah-langkah persiapan, khususnya menyusun dokumen SPMI yang akan diaudit oleh auditor dalam pelaksanaan AMI.
  3. 80 orang anggota Tim Penjaminan Mutu (TPM) yang bertugas di 40 prodi. Di setiap prodi terdapat 2 orang anggota TPM yang bertugas membantu program studi dalam melakukan sejumlah persiapan, khususnya menyusun dan/atau merapikan dokumen SPMI yang akan diaudit oleh auditor dalam pelaksanaan AMI.
  4. 16 orang Manajer Program Audit Mutu Internal (MP-AMI), yang terdiri atas 1 MP-AMI Tingkat Pusat, 11 MP-AMI Tingkat Jurusan dan 4 MP-AMI Tingkat Unit Kerja Pendukung Akademik.

Manajemen Pelaksanaan SPMI POLBAN dirancang mengikuti model PPEPP (Penetapan Standar, Pelaksanaan Standar, Evaluasi [Pelaksanaan] Standar, Pengendalian [Pelaksanaan] Standar, dan Peningkatan Standar). Tujuan atau standar ditetapkan terlebih dahulu melalui strategi dan serangkaian aktivitas yang tepat. Pencapaian tujuan/standar dimonitor secara berkala, dievaluasi, dan dikembangkan ke arah lebih baik secara berkelanjutan. Siklus SPMI Polban dilaksanakan dengan konsep yang dituangkan pada Gambar 2.

Model PPEPP diterapkan di setiap lini organisasi Polban yaitu setiap unit secara berkala harus melakukan proses evaluasi diri untuk menilai kinerja unitnya sendiri menggunakan standar dan prosedur yang telah ditetapkan. Hasil evaluasi diri dilaporkan kepada pimpinan unit, seluruh staf pada unit bersangkutan, dan kepada pimpinan Polban. Terhadap hasil evaluasi diri, pimpinan unit dan pimpinan Polban membuat keputusan perihal tindakan yang harus dilakukan untuk memperbaiki dan meningkatkan mutunya. Implementasi model PPEPP mengharuskan setiap unit bersikap terbuka, kooperatif, dan siap diaudit tim auditor internal, sekurang-kurangnya satu kali dalam setahun. Hasil audit direkam dan dilaporkan kepada pimpinan unit dan pimpinan Polban, untuk diambil tindakan berbasis hasil temuan dan rekomendasi tim auditor.